GENEL NİTELİKLER
İş Tanımı
- Gelen telefonları yönlendirmek, mesajları not alarak ilgili kişilere zamanında, doğru olarak iletmek,
- Gelen müşteri, tedarikçi, ziyaretçi ve evrakları doğru kişiye veya birime yönlendirmek,
- Bölümlerden talep edilen evrak gönderme ve alma işlemlerini yapmak, kayıt altına almak,
- Toplantı odalarının organizasyonu ve düzenini sağlamak
- Faaliyetleriyle ilgili her türlü kayıt ve işlemi tam, doğru ve zamanında yapmak, belgeleri dosyalamak, muhafaza etmek, kullanıma hazır bulundurmak.
- Kargo ve postadan gelen paketleri almak, kayıt etmek ve ilgili birimleri haberdar etmek,
- İdari İşler Bölümü tarafından verilecek diğer evrak işlerini ve veri girişlerini yapmak.
Aranan Nitelikler
- Tercihen üniversitelerin Lisans(Turizm Otelcilik, Halkla İlişkiiler) veya Önlisans (Halkla İlişkiler, Büro Yönetimi ve Sekreterlik) bölümlerinden mezun
- İnsan ilişkilerine ve etkili iletişime dayalı işlerde en az 2 yıl (Misafir - Müşteri İlişkileri, Asistanlık, Çağrı Merkezi, vb.) tecrübesi olan,
- Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve iletişim becerisi yüksek
- Sorumluluk sahibi, takım çalışmasına yatkın,
- Misafir, müşteri ve çözüm odaklı düşünen,
- Telefon trafiğini yönetebilecek seviyede İngilizce bilen,
- MS Office Programlarını kullanabilen,
- Dahili ve harici telefon trafiğini yönetmek ,ilgililere yönlendirmek
- Gelen ve giden faks ile ilgili işlemleri yerine getirmek
- Kargo firmaları ile ilgili ile ilgili kayıtları tutarak ilgili kişilerle iletişime geçmek
- Toplantı ve görüşme amaçlı gelen misafirleri karşılamak ve toplantı odalarına yönlendirmek.