Sekreter İş İlanı
İşveren Hakkında
- İstanbul(Asya)(Tuzla)
GENEL NİTELİKLER
Tuzla İçmeler Tersaneler bölgesinde bulunan iş yerimizde görevlendirilmek üzere bayan sekreter / santral görevlisi
GENEL NİTELİKLER
- Çok iyi derecede İngilizce bilen,
- 5 yıl tecrübeli,
- Anadolu yakasında ikamet eden,
- Esnek çalışma saatlerine uyumlu.
İŞ TANIMI
- Misafirlerle iletişimi sağlar.
- Gerektiğinde şirket içinde ve şirket dışında protokol gereklerini yerine getirir.
- İkram ve protokol işlerini organize eder.
- Yöneticilere ait yurtiçi ve/veya yurtdışı seyahat organizasyonlarını, yapar.
- Dosyalama evrak kayıt ve dağıtım sistematiğini oluşturarak bölümün tüm dosyalama, işlemlerini gerçekleştirir ve buna bağlı olarak arşiv organizasyonunu etkin bir şekilde gerçekleştirir.
- Yöneticiye ait dışarıda yapılması gereken işlerde şoför organizasyonunu sağlar.
- Onaya gelen evrakları aciliyet sırasına göre bir gün içinde ilgili bölümlere iade eder.
- Büro malzeme ve teçhizatının istendiği anda hazır halde bulunmasını sağlar.
- Bölüm müdürleri tarafından verilen resmi yazıları ve gerekli takip tablolarının işlenmesini yapar.
- Toplantı odasında toplantı olması halinde gerekli yardımda bulunur.
- Yönetim kurulu üyelerinin özel ve iş ajandasının tutulmasını, takibini ve yönetim kurulu üyelerinin sürekli bilgilendirilmesini sağlar.
- Yönetim kurulu üyelerini toplantı programının takip edilmesini ve gerekli müdahalelerin yapılmasını sağlar.
- Toplantı öncesinde yönetim kurulu üyelerinin toplantıya tam donanımlı girmesinin sağlar. Tüm bilgileri teyit eder.
- Toplantılara katılım ve toplantı sonrasında alınan kararların delegasyonu ve takibi sonucunda yönetim kurulu üyelerine raporlanmasını sağlar.
- Yönetim kurulu üyelerinin bütün yazışmalarının takip edilmesi, gerektiğinde cevaplanmasını sağlar.
- Yurt dışından gelen üst düzey misafirlerin tüm seyahat ve konaklama organizasyonlarının yapılmasını ve takibini gerçekleştirir.
- Direk yönetim kurulu üyeleri ile çalışma gerçekleştirecek 3. Şahıslar ile olan ilişkilerin sağlanması ve tüm iletişiminin yönlendirilmesini sağlar.
- Tüm departmanlardan gelecek bilgilerin toplanarak yönetim kurulu Üyelerine sunulmasını sağlar.
- Yönetim kurulu üyelerinin ajanda ve randevularının takibini yapar.
- Yönetim kurulu üyelerinin kişisel masraflarını takip eder.
- Yönetim kurulu üyelerinin kontak bilgilerini güncel tutar
- Bayram, yılbaşı ve özel günlerde şirket tebriklerinin hazırlanmasını ve onaylandıktan sonra yollanmasını sağlar.
