Yönetici Asistanı İş İlanı
İşveren Hakkında
- Sakarya(Adapazarı, Arifiye, Serdivan)
- Otomotiv , Oto Yedek Parça ve Yan Sanayi, Reklam ve Tanıtım, Matbaacılık , Dijital Baskı
GENEL NİTELİKLER
- Üniversitelerin ilgili bölümünden mezun,
- Araştırma, planlama ve takip becerilerine sahip,
- Problem çözme, sonuç odaklı olma ve stratejik düşünme becerilerine sahip,
- Zaman yönetiminde etkili, planlı ve disiplinli,
- Yazılı ve sözlü iletişimi güçlü olan, insan ilişkileri kuvvetli,
Sakarya’da ikamet eden.
İŞ TANIMI
- ’’ Kıymetli evrak’’ tanımlaması yapılmış evrakları özel olarak saklamak, yetkisiz kişilere vermemek ya da göstermemek,
- Postalama, fakslama ve yönetime kopya iletme dahil olmak üzere genel büro desteği sağlamak,
- Yazışma, rapor, taslak, not ve e-postalar dahil olmak üzere ofis belgelerini hazırlamak ve ilgili yöneticiye sunmak,
- Düzenli olarak yayınlanması planlanan raporları hazırlamak,
- Dosyalama sistemi geliştirmek ve sürdürmek,
- Gelen-Giden evrakları (kargo, posta, elden teslim, fax, mail) takip ve kayıt etmek, gelen evrakları ilgili departmanlara/ kişilere teslim etmek,
- Yazışmaları yönetmek, gelen aramaları yönlendirmek, Gelen e-postalara yetkisi dahilinde cevap yazmak,
- Microsoft Outlook sistemini kullanarak mail trafiğini yönetmek ve yazışmaları koordine etmek,
- Santrale bağlanan tüm gelen çağrıları karşılamak, ilgililere yöneltmek, notlarını ilgili kişilere iletmek,
- Toplantı ve organizasyon planlamalarını yapmak,
- Toplantı salonu rezervasyonlarını yapmak ve toplantı ekipmanlarının tedarikini sağlamak,
- Yönetim kurulu üyeleri ve bölüm yetkililerinin randevu ve görüşmelerini düzenlemek, ziyaretçi trafiğini ayarlamak, ziyaretçilere gerekli ikramları yapmak veya yaptırmak,
- Ofis ziyaretçilerine yönlendirmede bulunmak,
- Ofis ziyaretine gelen misafirleri karşılamak,
- Yöneticiler ve Tüm çalışanlar için idari destek sağlamak (uçak bileti rezervasyonu, yurt içi/yurt dışı seyehatlerin planlanması, Yurtiçi/Yurdışı otel konaklama, araç kiralama, ticari vize-pasaport işlemleri, seminer ve davet organizasyonları, toplantı daveti gönderimi ve LCV takibi vb.)
- Üst Düzey yöneticilerin pasaport ve vize işlemleri organize etmek
- Görev, yetki ve sorumlulukları içine girebilecek konularda ilgili amirlerin kendisine vereceği diğer görevleri yapmak,
- Üst Düzey yöneticilerin özel iş ve istek takibini yapmak ve ilgilenmek,
- Üst Düzey yöneticilerin araç takibini yapmak,
- Şubeye ilişkin makbuz, fatura vb. matbu evrakların basılmasını sağlamak,
- Kasa takibini yapmak,
- Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde; başsağlığı, ölüm, kutlama, doğum vb. durumlarda belirlenmiş kişi/yerlere hediye, eşantiyon veya çiçek göndermek,
- Kaizen süreç takibini yapmak,
- Gerekli durumlarda diğer bölüm ve görevlere destek olmak.
