Yönetici ve İdari İşler Asistanı İş İlanı
İşveren Hakkında
- İstanbul(Avr.)(Şişli)
- Kozmetik
GENEL NİTELİKLER
YÖNETİCİ VE İDARİ İŞLER ASİSTANI
Sağlık ve güzellik için binlerce yıldır kullanılan doğal ürünleri dünyanın farklı bölgelerindeki üreticilerden tedarik ederek müşterilerine kalite garantisiyle ve çok geniş ürün çeşitliliğiyle sunanORLIFE GLOBAL İÇ ve DIŞ TİCARET LTD. ŞTİ. uçucu ve sabit yağ sektörünün güçlü ve güvenilir firmalarından biridir.
Firmamız bünyesinde Genel Müdür asistanı ve idari işler sorumlusu olarak görev alarak vizyonumuza ve büyüme yolculuğumuza ortak olmak isteyen“Yönetici ve İdari İşler Asistanı” çalışma arkadaşımızı arıyoruz.
İşini sabit ve rutin bir evrak işi olarak görmeyen, yöneticisinin sağ kolu olmaya aday, hem kendisi hem de firması için gelişim odaklı ve işini severek ve tutkuyla yapan bir takım arkadaşı olmak sizi heyecanlandırıyorsa, ilanın devamını okumaya sizi davet ediyoruz!
Aşağıdaki özellikleri kendinizde görüyorsanız, mutlaka tanışalım!
· Sözlü ve yazılı iletişim kabiliyeti yüksek ve ekip çalışmasına uygun,
· Organizasyon yeteneğine güvenen,
· Takip ve zaman yönetiminde çok iyi,
· Problem çözme ve risk faktörlerini belirleme becerisi olan,
· Yetki sınırları içinde inisiyatif kullanabilen,
· Bilgisayarı etkin kullanabilen,
· Düzenli kayıt tutma ve raporlama yapabilen,
· Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilecek,
· Seyahat engeli bulunmayan,
· Diksiyonu düzgün, güler yüzlü ve dış görünümüne özen gösteren,
Ayrıca aranan diğer özellikler;
· Alanında en az 2 yıl tecrübesi olan,
· Tercihen Üniversite Mezunu olan,
· Tercihen ithalat ve ihracat evrak düzeni konusunda tecrübesi olan
· Tercilen Micro Muhasebe programını kullanabilen
· MS Office (Excel, Word, Power Point) programlarını iyi kullanabilen,
· Tercihen iyi düzeyde İngilizce bilen
“Yönetici ve İdari İşler Asistanı” pozisyonunun temel Görev Tanımı aşağıdakileri kapsamaktadır.
· Genel Müdür toplantılarını organize etmek, yazışmalarını yürütmek ve takip etmek
· Ofisi ziyaret eden misafirleri karşılamak ve ilgilenmek
· Ofis telefonlarını yanıtlamak ve gerekli notları alarak düzenli olarak raporlamak
· Genel müdür zaman programını düzenlemek ve gerekli operasyonel işleri yürütmek (seyahat organizasyonu, vize, katılım teyidi vb)
· Müşteri veri tabanını güncel tutmak ve CRM programına veri girişlerini düzenli olarak yapmak
· Müşterilerle düzenli bir şekilde iletişim kurmak (Telefon, e-mail, postalama, kutlamalar, vb.)
· Ön muhasebe işlemlerini yapmak,
· İthalat ve ihracat işlemlerine ilişkin evrakları ve süreci takip etmek
· Alış faturalarının onay süreçlerini takip etmek ve programa girmek,
· Tahsilatların ve ödemelerin takibi ve hatırlatmaların yapılması ve raporlanması
· Program üzerinden stok takibi ve maliyetlerin düzenli hesaplanması
· Depo stok giriş ve çıkış, kargolama ve lojistik işlemlerinin yürütülmesi ve takibi
· Faturaların zamanında ve doğru olarak düzenlenmesi
· Müşteri ve tedarikçilerle mutabakat yapılması
· Mali müşavir ile olan işlem ve evrak düzeninin takibi, vergi beyan ve formlarının takibi ve düzenlenmesi ve mali müşavirle koordinasyonu
· Şirketin genel giderlerinin (iş yeri kirası, benzin, elektrik, su, doğal gaz vs) ödenmesi, takibi ve raporlanması
· İş yeri genel düzeni ve takibi
· Aylık, haftalık seminerleri organize etmek, lojistiğini sağlamak, dijital platformlarda ve mevcut müşteri veri tabanı ile paylaşmak ve bu döngüyü sürekli iyileştirmek.
· Eğitimlere sosyal medya üzerinden form dolduran veya başvuruda bulunanlarla aktif ve hızlı iletişimi sağlamak
· Seminer sonrası takipleri yapılmak, şirket analizi için anketleri göndermek, kontrolü, takibi ve analizi
· Sosyal medyada Linkedin, instagram, facebook mecralarında şirketimizi daha görünür hale getirecek paylaşımları, aktiviteleri aylık bazda Genel Müdür ile birlikte planlamak ve uygulamak.
Etkinlik, çalıştay ve seminerler için içerik oluşturulmasına ve sunum hazırlanmasına destek olmak
