GENEL NİTELİKLER
- Üniversitelerin önlisans ya da lisans bölümlerinden mezun, tercihen İş İdaresi, Büro Yönetimi, Sekreterlik veya Halkla İlişkiler,
- Minimum 3 yıllık benzer mesleki deneyime sahip
- Diksiyonu düzgün, prezantabl ve dış görünümüne özen gösteren
- MS Office programlarını iyi seviyede kullanabilen
- Tercihen telefon trafiğini yönlendirebilecek ve yazışma yapabilecek şekilde iyi seviyede İngilizce dil bilgisine sahip
- Arşivleme ve dosyalama işlemlerine vakıf olan
- Planlama, süreç ve zaman yönetimi becerileri gelişmiş
- İletişimi güçlü, enerjisi yüksek ve pozitif yaklaşıma sahip
İŞ TANIMI
- Şirkete gelen telefonları ilgili kişilere/bölümlere aktarmak; temas mümkün olmadığı durumlarda gerekli notu alarak ilgili kişi/bölümleri bilgilendirmek,
- Yöneticilerin ihtiyaç duyduklarında telefonlarını bağlamak,
- Ortak takvime toplantı/organizasyon/etkinlik/eğitim/izin vb. bilgileri işlemek, takip etmek ve takvimin güncelliğini sağlamak,
- Şirket içi toplantıları takip etmek, toplantı odasının kullanımını organize etmek, toplantı odalarının her zaman temiz ve düzenli olduğundan emin olmak,
- Telefon, faks, fotokopi makineleri düzenli kontrol etmek, eksikleri ile ilgilenmek/tedarik etmek, oluşabilecek arızalarda en kısa sürede ilgili teknik servisi bilgilendirmek, çağırmak; bu makinelerde kullanılan sarf malzemelerin takibini yapmak,
- Şirket çalışanlarının iletişim bilgilerini kayıt altında güncel tutmak,
- Şirket dışına gidecek olan arşiv evraklarını, dosya ve kargoları zamanında hazırlamak, iletmek,
- Gelen ve giden faks ve her türlü postanın/kargonun şirket içi dağıtımını yapmak,
- Şirkete gelenleri şirket imajına uygun şekilde karşılamak ve yönlendirmek, ikramda bulunmak,
- Yurtiçi/dışı seyahat hazırlıkları, vize takibi, otel, araç kiralama, uçak bileti vb. organizasyonları gerçekleştirmek ve takip etmek,
- Seyahat harcamaları sonrasında faturaları takip etmek ve muhasebe bölümüne zamanında, eksiksiz olarak iletmek,
- Şirket araç filosunun etkin bir şekilde kullanımını Yöneticilerinin koordinasyonunda takip etmek ve yönetmek; kullanımlar için tutanak tutmak,
- Kırtasiye ve sarf malzemelerin (temizlik malzemeleri, kartuş, toner vb. dahil) deposunu tutmak, takip etmek, gerekli satın alma ihtiyaçlarını zamanında bildirmek,
- Onaylanmış çiçek/temsil/promosyon siparişlerini vermek ve siparişi takip etmek, faturalarını kontrol ederek muhasebe bölümüne iletmek,
- Ofis içi bakım onarım ihtiyaçlarını ilgili kişilere bildirmek, takip etmek,
- Ofisin yapısal ve donanımsal her türlü ihtiyacını takip etmek ve giderilmesi için gerekli aksiyonları almak, Yeşil Ofis çalışmalarına destek vermek
- Arşivleme işlemlerini gerçekleştirmek,
- İşe başlayacak yeni çalışanların işe giriş ile ilgili hazırlıklarını gerçekleştirmek, masalarını düzenlemek
